Darbs no mājām - vienkārši organizējams, pateicoties tehnoloģiju attīstībai
Kāpēc vispār piedāvāt darbiniekiem iespēju strādāt attālināti?
Pētnieki atklājuši, ka darbinieki, kuri var strādāt no mājām ir apmierinātāki, produktīvāki, lojālāki pret savu darba devēju un retāk maina darbu.
Šobrīd uzņēmumiem ir iespēja nolīgt kvalificētāku darbinieku, neuztraucoties par viņa ģeogrāfisko atrašanās vietu. Arvien vairāk cilvēku strādā attālināti – 2016. gadā Amerikas Savienotajās valstīs vismaz daļu laika no mājām strādāja 43% cilvēku. 2015. gadā Latvijā „darbu no mājām” veica aptuveni 13% darbinieku, no tiem: 2% veica regulāru „teledarbu”, 5% bija ļoti mobili, bet 7% to darīja reizēm. Tas gan arī nozīmē, ka darba devējiem jāiekārto „virtuālais ofiss”. Šībrīža situācija Latvijā liecina par visnotaļ pozitīvu tendenci strādāt no mājām – vairākas reizes mēnesī šādu praksi piekopj teju piektā daļa (17%) Latvijas iedzīvotāju, savukārt gandrīz katrs desmitais (9%) strādā tikai no mājām. Pavisam nelielu īpatsvaru (8%) veido aptaujātie, kas no mājām izvēlas strādāt tikai bērnu vai savas slimības laikā, turpretim 27% atzinuši, ka savu darbu no mājām nemaz nevarētu paveikt.
Darba organizācija gadījumos, kad darbinieks strādā no mājām, pamatā neatšķiras no labas darba organizācijas birojā, jo jābūt skaidri definētiem darba uzdevumiem un saziņai (cik bieži darbiniekam jāatskaitās par darbu, kā tas notiek, kā ziņot par problēmām u.tml.).
Praktiski to nodrošina dažādas informācijas un komunikācijas tehnoloģijas – instrumenti mirklīgai saziņai, video konferencēm, projektu vadībai, darba uzskaites un monitorēšanas rīki un kopīgi pieejamas dokumentu mapes, kur iespējams kopā strādāt pie darba uzdevumiem.
- Virtuālā darba virsma ir attālinātās piekļuves rīki, kas ļauj darbiniekiem darboties uzņēmuma iekšējās sistēmas ietvaros arī tad, ja viņi neatrodas darba vietā – piekļūt dažādiem dokumentiem, iekšējai e-pasta pastkastei un tamlīdzīgi. Tam bieži izmanto Microsoft Remote Desktop un Citrix.
- Ikdienas saziņai e-pasti ir noderīgi lielākas informācijas nodošanai, taču ikdienišķai saziņai tie mēdz būt pārāk lēni un nepārskatāmi – it īpaši, ja sarunā iesaistīti vairāki cilvēki. Ātriem, īsiem jautājumiem, informācijai par sapulcēm vai video konferencēm un tamlīdzīgai saziņai noderēs tādas lietotnes kā Skype, Whatsapp, Slack un citas.
- Darbinieku darba vadīšanai, monitorēšanai arī attālinātā darba modelī ir iespējams uzraudzīt darbinieku produktivitāti un efektivitāti ar dažādām tehnoloģijām, kas ļauj dinamiski uzdot uzdevumus, uzskaita, cik laika darbinieks patērējis, veicot noteiktas funkcijas (kuros dokumentos), cik daudz bijis ar darbu nesaistītās mājaslapās vai sociālajos tīklos. Ir programmas, kas ieraksta visu, ko darbinieks dara darba datorā ar klaviatūru vai peli, kamēr citas veic ekrānšāviņu ik pēc noteikta laika, kuru nosūta darba devējam. Par šo programmu lietošanu darbinieks noteikti jāinformē, un ir vērts pārdomāt, kuriem darba uzdevumiem šāda pieeja ir noderīga un kuros gadījumos var samazināt darbinieka motivāciju un apmierinātību ar darbu. Šādas un līdzīgas funkcijas veic Hivedesk, Worksnaps, Basecamp, Asana un MySammy.
- Videokonferences ir labs papildus rīks, jo rakstītā saziņā, it īpaši ja tā notiek ātri, ne vienmēr ir vienkārši nodot pareizo toni un jēgu, tāpēc vērts izmantot videozvanus. Tie ļauj redzēt sarunu biedra sejas izteiksmes un ķermeņa valodu, kā arī palīdz uzturēt koleģiālas attiecības. Ieteicams ieplānot vismaz pusstundu nedēļā, kas atvēlēta tikai darbiniekam, kas strādā attālināti, un pārrunāt ar viņu visus jautājumus, redzot vienam otru. Videokonferenču programmas: Skype, Zoom, Google hangouts, freeconferencecall.com.
- Dalīšanās ar dokumentiem, ar kuriem darbinieks strādā, jānodrošina tā, lai būtu drošā vietā, turklāt pieejami arī citiem. Daļa no risinājumiem ļauj ne vien saglabāt dokumentus, bet arī tos kopīgi labot, tādējādi atvieglojot kopīgu darbu. Iespējamās lietotnes ir One Drive, Google Drive, Dropbox, kā arī Latvijā zināmais Failiem.lv.
- Klientu attiecību vadība ir būtiska, ja darbinieks strādā ar klientiem – tad noderīga būs kāda klientu attiecību vadības programma, kas parasti ir liela datubāze ar visiem klientu kontaktiem un informāciju par veiktajām darbībām (pakalpojumi, rēķini, citi darbinieki, kas ar viņiem strādājuši u.c.). Tā ļauj efektīvi dalīties ar zināšanām pat tad, ja darbinieki nesēž viens otram blakus. Daudziem uzņēmumiem ir pielāgotas klientu attiecību vadības programmas, taču bieži lietotas ir arī Salesforce.com, ZohoCRM, Microsoft Dynamics CRM.
Svarīgi izstrādāt vismaz vispārīgas tehnoloģiju lietošanas vadlīnijas – kādu informāciju nodod kurā lietotnē. Tas palīdzēs izvairīties no situācijām, kad kāds uzdotais jautājums palicis neatbildēts vai izdarītais darbs nepamanīts, jo ir lietota nepareizā platforma. Tāpat arī vērts izstrādāt plānu, kā rīkoties gadījumos, kad tehnoloģijas pieviļ, lai ieplānotās videokonferences vai kopdarbs pie dokumentiem varētu turpināties netraucēti.